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Perché mi devo preoccupare della qualità (reputazione) del dominio e della posta elettronica?

Sopravvivere agli antispamSemplice, perché nessuno ti garantisce che la posta elettronica arrivi a destinazione (figuriamoci che venga letta).

Problemi di affidabilità dei sistemi e di un protocollo inadeguato ma insostituibile a parte, nessuno ti può dare la garanzia al 100% che una mail arrivi a destinazione.
Una volta era solo un problema di affidabilità dei sistemi (leggi buon funzionamento dei server di posta), ora si aggiunge anche l’eccesso di zelo di molti antispam e blacklist e la scarsa attenzione e preparazione dei postmaster.
Non si ha nemmeno la certezza che, in caso di errore o di mancato recapito, una qualche notifica ci avvisi.

Se poi invece la mail arriva, ma è marcata come spam o, peggio ancora, finisce nella cartella della posta indesiderata, che mai nessuno controlla?

L’unico modo per avere una maggior probabilità di avvenuta consegna è una cura maniacale della qualità e della reputazione del dominio e qualità del servizio di posta elettronica.

Val la pena di fare un ripasso dei fondamentali:

  1. IP non bloccato dalle RBL (blacklist)
  2. IP con risoluzione inversa corretto nei DNS
  3. Nome host del server SMTP, PTR e HELO/EHLO combacianti e FQDN
  4. IP del servizio SMTP pingabile sulla porta 25
  5. SMTP per i client su porte diverse dalla 25
  6. SMTP con autenticazione obblicatoria per tutti, anche per i client di rete
  7. Utilizzo di SSL/TLS per tutti i protocolli
  8. SPF correttamente configurati nei DNS per qualsiasi host che spedisca mail per conto del dominio, anche per i moduli web.
  9. DomainKeys attivi per la posta in uscita, oltre che per il controllo della posta in arrivo
  10. SMTP configurato per il protocollo Greylist

Questi sono solo i fondamentali, una sorta di 10 comandamenti da stampare sopra il mail server per averli sempre a vista d’occhio, ma non sono ovviamente tutte le cose da tenere presente. Un server mail non lo si installa e poi lo si lascia andare dimenticandosi della sua esistenza, occorre un controllo costante e frequente delle code e dei log. Altrimenti il postmaster che ci sta a fare?

Se hai dei dubbi sulla reputazione del tuo dominio e della tua posta elettronica, possiamo anche fare un veloce test, senza impegno. Contattami.

Dimmi che SMTP usi e ti dirò chi sei… (errori SPF con mail inviate a Tiscali)

Posta elettronica di qualità

Il cliente vuole il massimo della qualità nella sua posta elettronica. Vuole che il suo dominio goda del massimo della reputazione, nessuna sua mail deve finire con il marchio infamante dello spam.
Quindi vai di tutte quelle tecniche che ti permettono di tenere alto il buon nome del di lui dominio e server di posta, quindi verifica che l’IP del server mail sia “pulito”, ossia niente blacklist, sistema per benino i DNS con Reverse Lookup e SPF, dato che ci sei mettici pure le firme DomainKeys, testa il tutto e goditi soddisfatto il risultato della tua opera, che ne hai ben donde.

Anche il cliente è soddisfatto.

Poi ti chiama incazzato nero, Tiscali gli ha rifiutato una mail con il seguente errore:

These recipients of your message have been processed by the mail server:
destinatario@tiscali.it; Failed; 5.3.0 (other or undefined mail system status)

    Remote MTA imp-1.mail.tiscali.it: network error

 - SMTP protocol diagnostic: 550 5.1.0 <mittente@dominio.it> SPF Failed - not authorized

C’è da dire che Tiscali, sugli SPF della posta in arrivo, è incarognito forte (peccato non lo sia altrerttanto nella posta in uscita), ma questo non sposta i termini del problema.

Il fatto è che il cliente, per i fatti suoi, ha pensato bene di configurare come server SMTP quello permesso dalla connettività, come si usava una volta, e non quello del suo server mail, vanificando così qualsiasi lavoro fatto per qualificare il dominio di posta elettronica.

C’è da dire che, più o meno, con tutto il resto del mondo le mail vengono consegnate lo stesso, al massimo ti viene assegnato qualche punto positivo ma difficilmente vieni marcato come SPAM. Non con Tiscali, se hai pubblicato un record SPF nei tuoi DNS con l’opzione “disallow”, e non stai utilizzando gli SMTP dichiarati, Tiscali ti rifiuta le mail.
A dirla tutta, Tiscali non fa altro che mettere in praticaalla lettera  le istruzioni pubblicate nei DNS, come sarebbe giusto del resto, altrimenti a che servono?

Morale della favola: se hai DNS e server mail ben configurati, specie se configurati con severità, o un provider che ci tiene al buon nome della posta che esce dai suoi server, usa il server di posta in uscita del tuo servizio di posta elettronica, e non quello della connettività, e insisti se qualcuno cerca di farti fare il contrario. La tua posta elettronica sarà più felice, e avrai meno problemi di consegna.

Utilizzare i server di posta in uscita della connettività era una pratica utilizzata quando le linee erano analogiche, delle vere tartarughe, lo consigliavano anche i provider che ti vendevano il servizio di posta elettronica, così loro risparmiavano banda (molti lo fanno ancora sempre per lo stesso motivo), ma con l’aumentare dello spam e l’innalzamento delle relative barriere difensive è diventato controproducente per la qualità delle mail in uscita, e di conseguenza i recapiti diventano più difficili. Già non si ha mai la certezza assoluta  che un messaggio di posta sia consegnato, se ci si mette di impegno per ridurre queste possibilità è come darsi la zappa sui piedi.
Vale anche se non si utilizzano protocolli particolari come SPF e Domainkeys, le mail che escono dal server SMTP del  dominio sono sempre le più gradite.

Come recuperare gli allegati nei Winmail.dat (sottotitolo: Maledetto Outlook…)

Problema Winmail.dat

A chi non è mai capitato di ricevere un messaggio di posta elettronica e trovarsi, al posto dell’atteso allegato, un anonimo file “Winmail.dat”?

Il problema è nelle impostazioni del software di posta elettronica (Outlook, ma guarda un po’…) del mittente, che manda le mail in un formato RTF tutto suo.

Basterebbe che il mittente cambiasse le impostazioni di default di Outlook (da RTF a HTML o meglio ancora solo testo) per essere in pace con il mondo, lo scrive anche il supporto di Microsoft, dove spiega anche il motivo di questi malefici allegati.

Rimane il fatto di cosa farne di questi Winmail.dat.

Alcuni li cestinano subito, ritengono che siano files inutilizzabili, ma non è così. Contengono gli allegati che stavamo aspettando, e si possono recuperare.

Soluzione 1: San Gmail, lavora per noi…

Se si dispone di un account Gmail, basta inoltrargli il messaggio con il file Winmail.dat, e questo su Gmail sarà perfettamente leggibile e salvabile nel formato corretto!  (E questo vuol dire pure, tra le righe, che chi usa solo account gmail non conosce  proprio il problema dei winmail.dat).

Sempre tra le righe, ma se i signori di Google, per certe cose sempre un passo avanti, hanno pensato bene di fare un filtro automatico di conversione degli allegati Winmail.dat, perché non lo fanno anche gli sviluppatori dei client di posta elettronica?

Soluzione 2: utilities gratuite

I non possessori di un account Gmail possono dormire ugualmente sogni tranquilli, esistono delle utilities gratuite che li convertono estrapolando gli allegati.

Per Mac: TNEF’s Enough
Per Windows: Winmail Opener

 

Passata la pasqua, ritornano i problemi di posta elettronica…

Il fine settimana pasquale, allungato dalla pasquetta, si è concluso degnamente con un giretto in moto verso l’Abetone e una fiorentina sanguinolenta degna di speciale menzione, con annesso il piacere di cuocersela in una bella griglia con brace di legna. Lo so, non dovrei manco guardarle, ma non dovrei guardare nemmeno caffè e alcolici, fumare, e un sacco di altre cose…

Posta elettronica, server mail e AntiSPAMLa settimana inizia con i soliti problemi di server mail aziendali gestiti con i piedi e/o abbandonati a se stessi, e con i titolari degli stessi che si lamentano che non inviano o ricevono messaggi importanti. Hai voglia a spiegar loro i motivi, con tanto di documentazione, non capiscono (o non vogliono capire), il loro server di posta è sempre andato bene e così deve continuare ad andare.

Ho deciso di cominciare a scrivere qualche post relativo a questi problemi. In questo modo, ai prossimi che mi rompono le scatole con pretese assurde, gli giro dei semplici link. Risparmiando tempo e incazzature, spero.

Sono cose semplici e volendo pure banali, ma sono le prime ad essere trascurate.

Sono sempre più infastidito dalla superficialità con cui viene trattato l’argomento, sia dai titolari delle aziende che hanno servizi di posta in rete locale, sia dai presunti consulenti/tecnici che hanno effettuato l’installazione o che si occupano del mantenimento di questi server.

L’insostenibile semplicità della posta elettronica

Problema SPAM

In molti non si rendono conto che il grande problema della posta elettronica risiede nella semplicità del suo ormai vetusto protocollo, una semplicità che diventa un’arma molto pericolosa in mano agli spammer, che ne approfittano a man bassa con i risultati che ben conosciamo.
Non se ne rendono conto i fruitori del servizio, quelli che considerano la posta elettronica un servizio pressoché gratuito, ma che deve funzionare per forza, e pure bene.

Parlando del problema SPAM con i clienti, ci si rende conto che loro si aspettano da te, come amministratore/fornitore del servizio, che il fastidio venga debellato. Se esiste un problema, deve esistere anche una cura, e se non funziona è colpa tua che non la sai applicare bene. Magari fosse così…
Il problema è che loro non sanno che il fenomeno dello SPAM è una lotta ad armi impari, che per quanto noi ci si metta di buon grado per limitarne i danni, la guerra contro lo SPAM è una guerra persa in partenza.

La posta elettronica è un sistema debole e vulnerabile

Il problema dello SPAM nella posta elettronica è dovuto ai limiti di base, purtroppo insormontabili, del protocollo utilizzato. Continua a leggere