È la seconda volta in breve tempo che mi trovo a dovermi occupare di aziende che hanno difficoltà ad inviare le loro fatture via mail tramite le procedure automatiche del loro gestionale. Fatture che finiscono quando va bene nella posta indesiderata, se non addirittura rifiutate.

Gestionali diversi, per la cronaca, ma problemi molto simili.

Giusto per capire dove potessero essere i problemi, sono fatto mandare una fattura di prova, e mi è bastato una sfogliata agli header delle mail arrivate per capire che chi ha sviluppato il gestionale non aveva un briciolo di conoscenza delle problematiche riguardanti gli invii di mail.

Una passerella degli errori più evidenti:

• Fattura in PDF allegata alla mail, per giunta con un nomefile tipo FATTURA-XXX.PDF, tutto in maiuscolo.
• Titolo della mail FATTURA N. XXX DEL GG-MM-AAAA, tutto in maiuscolo.
• Mail inviata direttamente dal gestionale, sfruttando le funzioni mail del sistema, senza curarsi della prevenzioni antispam definite nei DNS del dominio (SPF e DomainKeys per iniziare)
• Nessuna gestione degli errori di invio mail, o peggio ancora mail di errore verso indirizzi inesistenti.

La lista sarebbe lunga, questi sono solo i più grossolani ed evidenti.

E pensare che basterebbero davvero pochi accorgimenti per evitare questo tipo di problemi. Basterebbe che ad occuparsi della generazione delle mail, o almeno alla verifica di questa procedura in fase di realizzazione del gestionale, fosse una persona minimamente competente.

Mi hanno chiesto cosa farei io in questi casi. Ho suggerito diverse modifiche, da girare agli sviluppatori dei gestionali, qui le principali:

• Fatture in PDF non allegate al messaggio, ma salvate su un server pubblico e scaricabili con un semplice click su un link evidenziato nella mail.
• Titoli delle mail che evitino parole poco digerite dagli antispam, come “fattura”
• Titoli scritti correttamente, il tutto maiuscolo non è simpatico agli antispam.
• Mail inviato tramite SMTP autenticato, anche il server mail del dominio va bene. Gli antispam ci fanno caso.
• Se non viene utilizzato l’SMTP dichiarato nei DNS, verificare che quello utilizzato sia impostato correttamente, con un PTR corretto e che sia dichiarato negli SPF. Se i DNS prevedono l’utilizzo dei DomainKeys, fare in modo che il server SMTP si comporti di conseguenza.
• Un minimo di gestione degli errori, almeno con un return-path e/o un reply-to corretti, in modo da ricevere gli eventuali errori in un indirizzo consultato.

Chissà se le applicheranno…